Presupuestos
Introducción
Este módulo de T&V SysGalénica nos permitirá generar Presupuestos personalizados para nuestros clientes/pacientes. Estos Presupuestos registrarán la valoración que hayamos calculado para una elaboración concreta, sin llegar a procesarla, pudiendo enviársela al solicitante para su consideración.
De esta forma podemos continuar con nuestra labor habitual en el laboratorio y, el día que el solicitante del presupuesto nos dé finalmente su conformidad, podremos sencillamente recuperar esta valoración tal cual la definimos en su momento y procesar su pedido sin tener que reintroducir ningún dato.
Configuración del Módulo Presupuestos
Para comenzar a trabajar con el módulo de Presupuestos antes debemos configurar algunos parámetros de la configuración general de T&V SysGalénica así como definir sus correspondientes Plantillas de Email Envío de Presupuestos, en caso de que queramos enviarlos a su solicitante por correo electrónico desde T&V SysGalénica.
Configuración General
La Configuración principal de este módulo se realiza desde Configuración → Configuración General. Ahí encontramos una sección en su menú lateral Módulos → «Presupuestos», desde donde podremos personalizar el funcionamiento del módulo de presupuestos:
Variable de identificación
Lo primero que podemos configurar es la propia variable que T&V SysGalénica utilizará para generar los códigos para identificar cada presupuesto.
Esta variable se compone de una parte alfanumérica, un número de dígitos y un contador, y su funcionamiento es el mismo que el del resto de variables del programa, pudiendo encontrar más información aquí.
Validez de los presupuestos
Los presupuestos que generemos tendrán un periodo de validez determinado, pasado el cual dejarán de ser válidos. Este periodo es configurable por el usuario mediante el campo de Plazo de validez:
Cuando un presupuesto supere ese plazo sin haber sido confirmado por el solicitante, aparecerá resaltado en rojo en la pantalla de Presupuestos.
Envío por email
El Módulo de Presupuestos permite el envío por correo electrónico de los presupuestos directamente a sus solicitantes sin necesidad de salir de T&V SysGalénica. Esta función debe configurarse en la siguiente sección de la configuración:
Envío Automático o Manual
Lo primero que podemos configurar en el servicio de presupuestos por email es la forma en la que queremos que se gestionen dichos envíos, pudiendo elegir entre:
- Áutomático: En el momento en el que se genera un nuevo presupuesto se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico del solicitante. Si un cliente pide presupuesto para cinco preparaciones distintas, recibirá cinco correos electrónicos.
- Manual: Será el usuario el que, desde la propia pantalla de Presupuestos, gestione manualmente el envío de presupuestos, pudiendo seleccionar varios de una vez desde el Listado y permitiendo que el software agrupe aquellos presupuestos que compartan solicitante. Si un cliente pide presupuesto para cinco preparaciones distintas, recibirá un único correo electrónico con los cinco presupuestos recogidos en él.
Selección de Plantillas
Por último tenemos la selección de Plantillas de Email de Presupuesto que se utilizarán para componer el cuerpo de los correos electrónicos que se envíen, pudiendo seleccionar una distinta según el solicitante sea un Cliente o un Paciente, así como el Asunto que queremos que muestre el correo:
Las plantillas de Email para Presupuestos se definirán en su propia pantalla, que podemos encontrar en Configuración → Plantillas de Email → Envío de Presupuestos:
Pantalla de Presupuestos
Los presupuestos generados se recogen en su propia pantalla de Presupuestos, ubicada en la pestaña de Formulación → Presupuestos:
Aquí encontramos la pantalla de Presupuestos, que sigue la estructura habitual del programa de Listado/Ficha. En el Listado se podrá elegir por medio de una casilla de Selección si queremos que muestre o no los presupuestos ya Procesados o Cancelados:
Los presupuestos se nos muestran con un código de color según su fecha de validez. Así, los que estén próximos a dicha fecha aparecerán resaltados en color amarillo, mientras que los que ya la han superado aparecerán en color rojo, facilitando su identificación para Cancelarlos y así mantener en el Listado sólo aquellos que aún tienen vigencia.
Ficha de Presupuesto
La Ficha de un Presupuesto contiene todos los datos que hemos definido desde la pantalla de Formulación → Preparación / Valoración, además de propiedades únicas del presupuesto como su identificador, su fecha máxima de validez o su Estado actual.
Campos de Presupuesto
A continuación mostraremos un listado con una descripción de todos los campos disponibles desde la Ficha de un Presupuesto. Al tratarse de un presupuesto cerrado que se envía al cliente, su contenido no puede modificarse una vez generado, a excepción de su Fecha de validez, el indicador de Correo enviado, su Estado actual y el campo de Observaciones.
DATOS DE PRESUPUESTO
- Código: Código identificador del presupuesto, configurable mediante su variable correspondiente en Configuración General → Módulo Presupuestos.
- Fecha: Fecha en la que se generó el presupuesto.
- Válido hasta: Fecha límite de validez del presupuesto, configurable desde Configuración General → Módulo Presupuestos.
- Correo Enviado: Casilla que nos indica si el presupuesto ha sido enviado ya por correo electrónico al solicitante del mismo, ya sea automática o manualmente.
- Estado: Estado en el que se encuentra actualmente el presupuesto. Puede ser PENDIENTE (se ha generado pero aún no se ha enviado al solicitante), AVISADO (el presupuesto se ha remitido ya al solicitante) o APROBADO (el solicitante ha dado su conformidad para iniciar el trabajo).
DATOS DEL MEDICAMENTO
- Fórmula: Fórmula cuya elaboración se solicita.
- Posología: Posología indicada por el prescriptor correspondiente.
- Receta: Receta registrada en el momento en el que se genera el presupuesto.
DATOS PERSONALES
- Paciente: Paciente a quien va destinada la preparación presupuestada, sea el propio solicitante del presupuesto o no.
- Cliente: Cliente a quien vamos a proporcionar la preparación (formulación a terceros)
- Médico: Prescriptor de la preparación.
MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO
- Listado de Material de Acondicionamiento que asociamos a la preparación en el momento en el que generamos el presupuesto.
OBSERVACIONES
- Observaciones: Campo de texto libre donde podremos indicar observaciones pertinentes para la gestión de este presupuesto. Aunque es editable desde la Ficha del presupuesto, en el momento en el que lo damos de alta desde Preparación/Valoración se nos permite introducir contenido en este campo. De esta forma, si tenemos configurado el envío automático de emails, el email enviado ya cuenta con el campo de Observaciones completado.
VALORACIÓN
- Datos de valoración: Información de la valoración definida para este presupuesto. Esta valoración se guardará y será la que se aplique a la preparación al recuperar el presupuesto, si este finalmente es aceptado.
- Procesar Presupuesto: Botón que nos permite procesar definitivamente el presupuesto. Este botón sólo estará disponible si el presupuesto se encuentra en estado APROBADO.
Dar de Alta un Presupuesto
Los Presupuestos no se pueden dar de alta manualmente desde su Pantalla, como en la mayoría de entidades que encontramos en T&V SysGalénica, sino que deben ser creados a partir de una Preparación/Valoración desde la Pantalla de Fórmulas.
Así, para dar de alta un presupuesto no tenemos más que acudir a la pantalla de Fórmulas y Valoración y, tras seleccionar la Fórmula que queremos presupuestar, acudir a su pestaña de Preparación/Valoración e introducir los datos correspondientes, así como la valoración que queremos aplicar a la preparación.
Una vez hemos definido los datos de la elaboración no tenemos más que pulsar el botón de Guardar Presupuesto, que encontramos en la parte inferior de la sección reservada a su valoración:
Tras pulsar este botón, se nos solicitará confirmación para crear el presupuesto por medio de un mensaje que debemos aceptar:
Se nos preguntará ahora si queremos introducir alguna observación sobre este presupuesto para incorporarla a la Ficha en el momento de su alta.
NOTA: Si tenemos configurado el envío de presupuestos por email de forma AUTOMÁTICA, es en este momento cuando se enviará una copia del presupuesto al solicitante.
Tras aceptar este mensaje, el presupuesto habrá sido generado, pudiendo encontrarlo ahora si acudimos a su pantalla de Presupuestos:
Editar un Presupuesto
Al tratarse un Presupuesto de un documento cerrado entre el laboratorio de Farmacia y el solicitante del mismo, la mayoría de los campos no pueden ser modificados una vez éste se ha generado. Así, los únicos campos que podemos editar son aquellos que se refieren a la misma gestión del presupuesto, y no a su contenido. Para editar un presupuesto seguiremos los mismos pasos que a la hora de editar cualquier elemento de T&V SysGalénica:
1. Pulsar botón «Modificar Presupuesto»
Lo primero que debemos hacer es pulsar el botón de Modificar (▲) que encontramos en la Barra de Navegación de la Ficha.
2. Editar los campos necesarios
Esto pasará la Ficha a Modo Edición, permitiéndonos ahora escribir sobre los distintos campos editables del presupuesto para modificar su contenido.
Como podemos ver, los únicos campos editables son: la fecha límite de validez, el estado del presupuesto, si ha sido enviado o no, y el campo de Observaciones.
3. Pulsar botón «Aceptar»
Una vez terminada la edición de la Ficha acudimos de nuevo a la Barra de Navegación y pulsamos el botón de Aceptar para guardar los cambios.
Eliminar un Presupuesto
1. Pulsar botón «Eliminar Albarán»
Si queremos eliminar definitivamente un Presupuesto de nuestra Base de Datos debemos acudir a la Barra de Navegación de la parte superior derecha de su Ficha y pulsar el botón «Eliminar» ( – ).
2. Confirmar la acción
Al hacerlo se nos mostrará un mensaje de confirmación que deberemos aceptar para eliminar definitivamente el Presupuesto de nuestro sistema.
NOTA: Eliminar un presupuesto elimina toda traza del mismo de nuestra base de datos. Si queremos guardar registro de los presupuestos generados recomendamos, en lugar de eliminarlos, pasarlos a Estado CANCELADO. Eso dará por cerrado el presupuesto, no pudiendo ya procesarlo, pero no lo eliminará de la base de datos ni del histórico de los distintos pacientes y clientes.
Acciones del Menú Lateral
En el menú lateral de la pantalla de Presupuestos podemos encontrar las distintas acciones que tenemos disponibles para gestionarlos una vez que han sido generados.
NOTA: Todas estas acciones pueden hacerse para uno o más presupuestos a la vez, seleccionándolos todos desde el Listado.
Enviar Presupuestos seleccionados
Esta acción enviará un correo electrónico a los solicitantes de los presupuestos que tengamos seleccionados en el Listado, utilizando la plantilla de Email de Envío de Presupuestos que tengamos asociada en Configuración General → Módulo Presupuestos.
El funcionamiento de esta opción es idéntico al del envío de Guías de Elaboración y Prospectos que podemos encontrar en la pantalla de Preparaciones, detallado en el siguiente enlace:
Así, una vez configurado el servidor de correo electrónico y diseñada y asociada la correspondiente Plantilla de Email de Envío de Presupuestos, podemos proceder a enviar nuestros presupuestos mediante correo electrónico.
Para proceder a este envío tan sólo tenemos que seleccionar los presupuestos que queremos enviar por email y hacer clic en esta opción.
Esto nos abrirá la ventana de Envío de Presupuestos, desde donde podremos consultar los diferentes presupuestos que van a enviarse:
En la primera columna encontraremos los iconos de error (
) o advertencia (
) en caso de que algún presupuesto presente algún problema de la que informar al usuario antes de proceder al envío de su email. La lista de errores y advertencias que podemos encontrar en el Envío de Presupuestos son:
Errores (impedirán el envío del Presupuesto):
- El Solicitante debe contar con una dirección de e-mail válida.
Advertencias (se preguntará al usuario qué hacer con los Presupuestos afectados):
- El Presupuesto ya fue enviado anteriormente.
- El Presupuesto ya ha sido procesado como una preparación de nuestro Laboratorio.
Para conocer la particularidad de cada presupuesto sólo tenemos que pasar el ratón por encima del icono ( o ) para que se nos muestre su correspondiente mensaje:
Por ejemplo, si un presupuesto ya ha sido enviado al solicitante, se nos informará de ello y, en el momento del envío, podremos elegir si queremos reenviarlo de nuevo o no.
La segunda columna de esta pantalla nos permitirá seleccionar o deseleccionar aquellos presupuestos que queremos enviar con tan sólo hacer clic en sus correspondiente casillas, en caso de que no queramos finalmente enviar alguno de los que habíamos seleccionado previamente.
Una vez confirmado que queremos enviar los emails correspondientes a estos presupuestos, hacemos clic sobre el botón «Enviar correos»:
NOTA: En caso de que a un Solicitante le corresponda más de un Presupuesto, recibirá un único correo con todos los presupuestos reunidos junto con el total del importe del pedido.
En este caso, al aparecer en el listado un presupuesto con una Advertencia (existe un presupuesto que ya fue enviado al cliente), se nos mostrará una ventana de confirmación para preguntarnos qué queremos hacer con él, si volverlo a enviar o descartarlo.
Para este ejemplo vamos a indicar que SÍ queremos reenviar los presupuestos ya enviados. Tras confirmar nuestra decisión, se procederá al envío de los correos. Una vez finalizado el proceso de envío se nos informará de ello y podremos consultar en la misma ventana el resultado de cada envío:
NOTA: En la primera columna podemos ver el resultado de la operación. El presupuesto que ya había sido enviado con anterioridad aparece como enviado, tal y como hemos indicado en el mensaje de confirmación que se nos ha mostrado antes de enviar los correos.
Cada solicitante habrá recibido un único correo que reunirá todos los presupuestos que hayamos seleccionado en la pantalla de Presupuestos y donde, si hemos incluido el campo <#INFO_PRESUPUESTOS#> en su Plantilla de Email de Presupuestos, se detallarán en el propio cuerpo del email, siguiendo la estructura fija de:
[IDENTIFICADOR] + [PACIENTE] + [FÓRMULA (CANTIDAD)] + [PRECIO] + [FECHA DE VALIDEZ]
Cambiar Estado
Aunque es posible cambiar el Estado de un presupuesto manualmente desde su Ficha, en el menú lateral tenemos disponible la opción de «Cambiar estado», lo que nos permite cambiar el Estado de todos los presupuestos que tengamos seleccionados en el Listado con una sola acción.
Así, tras seleccionar el presupuesto o presupuestos cuyo Estado queremos cambiar, sólo tenemos que hacer clic en Cambiar Estado:
Esto nos mostrará la ventana de selección de Estado desde donde seleccionaremos el nuevo estado que queremos asignar al presupuesto o presupuestos seleccionados:
Esto asignará el nuevo estado sin necesidad de editar manualmente Ficha a Ficha los presupuestos que queremos modificar.
Históricos de Presupuestos
Para llevar un mayor control sobre los presupuestos elaborados, aquellos que han sido aprobados, cancelados, etc, se ha incorporado una nueva pestaña de Histórico de Presupuestos en las pantallas de Clientes y Pacientes.
Desde aquí no sólo podremos consultar los presupuestos que se han elaborado para un solicitante en concreto sino que, haciendo clic derecho sobre cualquiera de ellos, podremos acceder directamente a la Ficha del mismo o incluso Repetir cualquiera de ellos.
Cómo procesar un Presupuesto
Cuando un presupuesto es aceptado por el solicitante del mismo, ya sea este un Cliente o un Paciente propio, podemos recuperar sus datos para dar inicio a la elaboración de la Preparación en nuestro Laboratorio.
1. Pasar a Estado Aprobado
El primer paso para procesar un presupuesto será cambiar su Estado para pasarlo a APROBADO, de lo contrario no será posible procesarlo.
Para ello podemos utilizar la acción del menú lateral de «Cambiar estado» o bien Editar la Ficha del presupuesto y seleccionar en el desplegable de Estado el estado APROBADO:
2. Procesar Presupuesto
Una vez aprobado el presupuesto, el botón de «Procesar Presupuesto» estará disponible para pinchar sobre él.
Al hacer clic sobre este botón se nos pedirá confirmación para procesar el presupuesto seleccionado:
3. Enviar a Laboratorio
Vemos cómo a continuación se abre la pantalla de Fórmulas y Valoración por la fórmula correspondiente al presupuesto seleccionado, cargando la pestaña de Preparación / Valoración con todos los datos que previamente habíamos introducido en el presupuesto en el momento de su creación.
A partir de aquí, para procesar definitivamente el presupuesto, sólo tenemos que enviar a laboratorio esta preparación por medio de su botón de Enviar a Laboratorio, como si de cualquier elaboración se tratase:
NOTA: El presupuesto sólo se considerará PROCESADO si es finalmente Enviado a Laboratorio. Si no llegamos a enviar a laboratorio el presupuesto recuperado, la ficha del mismo no se actualizará y quedará todavía pendiente de procesar.
Tras este último paso la preparación correspondiente al presupuesto procesado ya estará disponible en nuestra pantalla de Preparaciones Activas, lista para trabajar sobre ella.
Si ahora volvemos a la Ficha del presupuesto original, veremos que se ha actualizado con un texto que nos indica que ya ha sido procesado:
