Importador Web
La puesta en marcha del servicio WebService en la web de la farmacia deberá llevarse a cabo por parte del cliente, no estando incluida en la adquisición del módulo Importador Web. Para que su diseño sea compatible con nuestro módulo le será proporcionada una hoja de especificaciones técnicas con los parámetros a cumplir.
Introducción
El Importador Web es un módulo extra que puede ser adquirido para incorporarlo a nuestra instalación de T&V SysGalénica. Se trata de un módulo que se integra en nuestro sistema y permite al software recibir pedidos online provenientes de la página web de nuestra farmacia. T&V SysGalénica los descarga, los analiza y los incorpora a nuestra base de datos para su gestión en local desde los equipos de nuestro laboratorio sin necesidad de introducirlos manualmente.
Integrado en la Pantalla Fórmulas
El Importador Web se integra en la pantalla de Fórmulas y Valoraciones con la forma de un Panel Lateral que puede ocultarse o mostrarse de forma independiente.
Cada vez que se inicie T&V SysGalénica, el Importador Web consultará la base de datos de la página web asociada para descargar los pedidos que se hayan tramitado desde ella.
Partes del Importador Web
Listado de pedidos
En la parte superior del panel encontraremos un listado con los pedidos que el Importador Web ha encontrado pendientes de incorporar a nuestra base de datos:
Aquí encontraremos los siguientes campos:
- Fecha: Momento en el que se realizó el pedido por parte del cliente
- Solicitante: En el campo Solicitante aparecerá la Farmacia que ordena el pedido, en caso de tratarse de una preparación a terceros, o se indicará si el encargo proviene de un particular (puede indicarse como < Paciente particular > o bien encontrar este campo vacío).
- Reservar.: Una casilla que nos indica si este pedido ha sido marcado como «reservado» por algún otro equipo de la red, entendiendo que ya hay alguien trabajando sobre el mismo y así evitar duplicidades.
- Encargo: Nº del pedido.
Detalle del encargo
Al seleccionar cualquiera de los elementos del listado el resto del panel indicará la información asociada que el usuario de la página web ha especificado en el momento de hacer el pedido online:
- Receta: Transcripción de la receta a elaborar.
- Cantidad: Cantidad de preparación.
- Vía: Vía de administración de la preparación.
- Tipo: Tipo de Valoración a aplicar (Libre, SOE)
- Posología: Indicaciones de posología.
Datos Personales
La primera pestaña del sistema de pestañas de la parte inferior del panel es la relativo a los Datos Personales, lo equivalente a lo que en el software conocemos como Entidades Externas. Aquí encontraremos tanto el nombre del Paciente como el del Prescriptor de la receta, con sus principales datos.
T&V SysGalénica comprueba en su base de datos local si estas dos entidades se encuentran ya correctamente dadas de alta. Si es así el software lo indica con un ✓ a la derecha del campo y, una vez importado el encargo, estas entidades quedarán asociadas automáticamente al pedido.
Por otro lado, si estas entidades externas no tuvieran equivalencia en el programa o directamente se tratara de campos vacíos, se nos indicará con un círculo rojo solicitando nuestra atención ( ● ).
En este caso podemos, o bien asignar manualmente nosotros la entidad externa correcta que le corresponda en nuestra base de datos en caso de que exista o, si se trata efectivamente de una entidad nueva, no hacer nada y permitir que sea el programa el que automáticamente la dé de alta en el momento de la importación.
Adjuntos
En la siguiente pestaña del panel inferior encontraremos enlazados aquellos archivos adjuntos que se hayan enviado junto con el pedido:
Haciendo doble clic sobre ellos se nos abrirán en un visor para poder consultarlos antes de proceder a la importación.
Estos archivos (Receta y/u Hoja de Encargo) se encuentran ya descargados en la carpeta que hayamos indicado en el correspondiente apartado de su configuración (se detalla más adelante).
Observaciones
Por último, encontramos un campo de texto donde el usuario ha podido escribir aquellas observaciones que considere que debemos tener en cuenta en la elaboración de la preparación.
Botones de acción
En la parte inferior del panel encontramos los tres botones con los que podemos interactuar con los diferentes pedidos recibidos:
- Reservar: Reserva el pedido que tengamos seleccionado resaltándolo en color rojo y marcando su casilla de «Reservado» para que le aparezca así al resto de equipos de la red y no trabajen sobre él.
- Borrar: Elimina el pedido online sin incorporarlo en nuestra base de datos.
- Importar encargo: Importa en T&V SysGalénica el encargo, trasladando la información del pedido online a una nueva Valoración sobre la Fórmula que tengamos abierta en ese momento.
Configuración del Importador Web
La configuración del Importador Web se realiza desde su propio apartado en la ventana de Configuración→ Configuración General:
Aquí encontraremos, divididos en distintas secciones, los parámetros de configuración para poner nuestro Importador Web en funcionamiento.
Datos de conexión con el WebService
En el primer apartado de la configuración introduciremos los parámetros correctos para conectar el Importador Web con el WebService de la página web de la farmacia desde donde se realizan los encargos online.
- WebService conectado: Activa o desactiva la conexión con el WebService.
- URL Host: La dirección web del WebService de nuestra farmacia.
- Cadena GET: Configuración de la cadena GET.
- Cadena PUT: Configuración de la cadena PUT.
- Tipo de autorización: Define el tipo de autorización necesaria, ninguna, con usuario y contraseña o mediante Token.
Opciones para los adjuntos
Aquí debemos establecer dos carpetas donde se almacenarán los ficheros tanto de las recetas como de las hojas de encargo que nos envíen como Adjuntos en el pedido online. De esta forma, una vez descargado un encargo, los ficheros JPGs o PDFs que nos hayan enviado, se guardarán automáticamente enlazándose con los respectivos campos de la Preparación resultante.
NOTA: Estas carpetas deben tratarse de carpetas compartidas en red para que puedan ser accedidas por el resto de equipos.
Avisos por email al cliente y Plantillas
Por último podemos hacer uso del servicio de avisos por correo electrónico de T&V SysGalénica para comunicarle al usuario que su encargo ha sido recibido correctamente. En esta sección podremos definir el «Asunto» con el que queremos que se envíe dicho e-mail así como la plantilla que queremos que siga T&V SysGalénica para componer el cuerpo del correo.
Una vez finalizada la Preparación correspondiente al pedido web, también podemos enviar un aviso personalizado haciendo uso de una plantilla de email diferente a la empleada para el resto de avisos por email.
Gestión de Clientes en Importador Web
Alta de Clientes Web
Para que las Farmacias Clientes de nuestro Laboratorio (formulación a terceros) puedan enviarnos sus pedidos por medio del Importador Web, antes deben de haberse dado de alta como usuarios en nuestra página Web, desde donde enviarán los Encargos. Pueden existir dos formas de registro:
- El cliente se da de alta él mismo: Si nuestra página web cuenta con esta opción, el propio cliente podrá darse de alta él mismo en nuestra web, recibiendo nosotros un correo electrónico que nos informará de la nueva alta.
- Damos de alta al cliente desde nuestra Farmacia: En lugar de registrarse el mismo cliente en la web, damos nosotros de alta al nuevo usuario desde nuestro Panel de Control de la página web.
Asociar Clientes Web con Clientes T&V SysGalénica
Una vez que el cliente cuenta con un usuario Web debemos asociarlo manualmente con su correspondiente Ficha en T&V SysGalénica para que le sean asignados automáticamente los encargos que recoge el Importador Web. Esto lo haremos a través del campo ID Web.
Cada vez que un nuevo cliente se de de alta en nuestra página web (ya sea él mismo o registrándolo nosotros desde nuestra farmacia), recibiremos un correo electrónico informándonos de los datos introducidos para el nuevo usuario junto con el identificador web asignado (ID WEB). Para asociar nuestros clientes con sus respectivos usuarios debemos acudir a la Ficha del Cliente en T&V SysGalénica (si no existe, debemos darlo de alta) e introducir manualmente el valor de su identificador en su correspondiente campo «ID WEB»:
De esta forma el Importador Web podrá asociar aquellos pedidos que provengan de un cliente de la página web con su ficha correcta en nuestra instalación local, asignándoselos a partir de este momento automáticamente al cliente que tenemos dado de alta en T&V SysGalénica.
Autorizar al nuevo cliente
Antes de que el cliente pueda hacer uso de su Usuario Web para solicitar encargos a nuestra Farmacia, deberá ser autorizado por nosotros para confirmar que se ha cumplimentado debidamente la documentación que exige la normativa. Sólo si un Usuario Web ha sido autorizado podrá comenzar e enviar Encargos a nuestro Laboratorio a través de nuestra página.
¿Cómo funciona?
A continuación le mostraremos los pasos a seguir para importar un encargo web en T&V SysGalénica con la ayuda del Importador Web:
1. Aviso de encargo
Al iniciar el software podremos ver en la barra de estado inferior si tenemos pedidos online pendientes de gestionar. Esto se nos indicará con un icono y un letrero que nos informará de cuántos pedidos hay pendientes:
2. Abrir Fórmulas y Valoración
Para acceder al Importador Web y gestionar estos encargos debemos abrir la ventana de Formulación → Fórmulas y Valoración, donde está integrado.
3. Seleccionamos el Encargo que queremos importar
De entre el listado de encargos web pendientes, seleccionamos con el ratón aquel que queremos importar en T&V SysGalénica para cargar su información.
Si el solicitante es un paciente particular, no un cliente a terceros, aparecerá como Solicitante bajo el nombre de «< Paciente particular >». Sus datos aparecerán bajo el apartado Datos Personales.
4. Reservamos el encargo
Si hay más personas trabajando en la red sobre los encargos que recibamos a través del Importador Web podemos pulsar el botón «Reservar» para marcar el encargo seleccionado como reservado, evitando así que otros trabajadores puedan procesarlo a la vez que nosotros por error.
5. Comprobamos que los Datos Personales son correctos
Al seleccionar el encargo comprobamos que los Datos Personales asociados (Entidades Externas) son correctos y están debidamente enlazados (✓). De no ser así aparecerá un círculo rojo llamando nuestra atención (●)
En ese caso comprobaremos si se debe a un error de concordancia (el paciente/prescriptor sí existe en nuestra base de datos pero el nombre está mal escrito) en cuyo caso le asignaremos la Entidad Externa correcta mediante los controles asociados o, si se trata de un nuevo registro, podemos dejar que el software lo cree automáticamente al Importar el encargo.
6. Consultamos la transcripción de su receta
Una vez comprobados los datos personales accedemos a la información de su receta para conocer la fórmula a partir de la cual debemos elaborar su Preparación.
7. Seleccionamos su Fórmula correspondiente
Conociendo la receta del encargo (en el ejemplo: «Gel anestésico de lidocaína»), acudimos al Listado de Fórmulas de nuestra base de datos y seleccionamos la Fórmula correspondiente (o la creamos si esta no existe).
8. Importar Encargo
Cuando tengamos seleccionada en el Listado de Fórmulas la fórmula a la que se refiere la receta del encargo, podemos importarlo pulsando sobre el botón de «Importar Encargo» del Importador Web.
Al pulsar este botón se nos mostrará una ventana de confirmación antes de proceder a importar la información:
9. Enviar a Laboratorio
Con estos simples pasos ya tenemos incorporado en nuestra pestaña de Valoración toda la información recibida por medio del servicio WebService de la web de nuestra farmacia, debidamente enlazada:
Sólo quedará pulsar el botón de Enviar a Laboratorio para que T&V SysGalénica cree la nueva Preparación y podamos continuar así con nuestro trabajo, habiendo incorporado a nuestra base de datos uno de los encargos web recibidos por nuestra página web.
Esta Preparación mostrará en su primera línea de información el letrero «Desde Web», que nos indicará que se trata de una preparación recibida a través del Importador Web, y, en su pestaña de Datos Personales, incluirá el número de pedido y su fecha.
