Albaranes para Clientes

Introducción

Con este módulo para T&V SysGalénica podremos generar y exportar a distintos formatos los albaranes correspondientes a las ventas de nuestras Preparaciones para formulación a terceros.

Esto nos permite adjuntar en cada envío a nuestros clientes un albarán generado automáticamente desde dentro de nuestro programa, pudiendo aplicar descuentos, incluir el detalle de la valoración, su composición, etc.

Además, con las distintas opciones de exportación de albaranes, podemos importar esta información en nuestro software de facturación (siempre que este sea compatible) para incorporar automáticamente toda esta información, evitando así el tener que introducir estos datos manualmente y, por tanto, reduciendo drásticamente los tiempos de trabajo.

Configuración del Módulo Albaranes

Para comenzar a trabajar con el módulo de Albaranes para Clientes antes debemos configurar diversos parámetros tanto de la configuración general de T&V SysGalénica como de aquellos Clientes para los que queramos generar albaranes. A continuación detallaremos los distintos aspectos configurables de este módulo y el lugar del programa donde debemos acudir.

Configuración General

La Configuración principal de este módulo se realiza desde Configuración → Configuración General. Ahí encontramos una sección en su menú lateral llamada «Albaranes para Clientes», en la sección de Módulos, desde donde podremos configurar diversos aspectos:

Formato de numeración

El primer parámetro que podemos configurar es el formato que se seguirá en la numeración de los albaranes a la hora de generar sus números de referencia. Esto lo haremos desde el panel de «Formato de Numeración de Albaranes»:

Aquí podremos indicar un código de Serie, que aparecerá al principio de la referencia de albarán, y elegir entre tres distintos formatos disponibles para componer dicha referencia a partir del Año del albarán y el Número del mismo:

• Serie–Nro–Año: Variables separadas por guiones (-). Ejemplo: LA–125–24.
• SerieAñoNro (6 espacios): Variables juntas sin separación, con seis caracteres para la variable de Número. Ejemplo: LA24000125.
• Serie–Año–Nro (6 espacios): Variables separadas por guiones (-), con seis caracteres para la variable de Número. Ejemplo: LA–24–000125.

Exportación a PDF

Los albaranes generados podrán exportarse directamente en formato PDF, indicando una carpeta de destino en su configuración.

NOTA: Esta carpeta debe ser una carpeta compartida en red para que sea accesible por todos los equipos de trabajo.

La exportación a PDF puede configurarse para que el documento generado incluya en su nombre de archivo el nombre del cliente correspondiente, pudiendo elegir entre que se incluya al principio del nombre o al final.

• Nombre del cliente delante: Farmacia Contreras Albarán LA2400125.pdf
• Nombre del cliente detrás: Albarán LA2400125 Farmacia Contreras.pdf

Exportación a software externo de facturación

Los datos de los albaranes que generemos en T&V SysGalénica pueden ser exportados en distintos formatos para poder ser posteriormente importados en diferentes softwares externos de facturación, siempre que estos sean compatibles.

Podremos elegir si dichos ficheros de intercambio se exportarán a una carpeta compartida en nuestra red local o se subirán automáticamente a un servidor FTP.

Formato de archivo de exportación

Lo primero que debemos configurar es el formato del archivo de intercambio para la exportación de los albaranes. Lo haremos seleccionando el correcto de entre el siguiente desplegable:

Exportar a carpeta local

Para exportar los archivos a una carpeta compartida en nuestra red local sólo debemos seleccionar la opción «Carpeta local» en el selector de destino:

A continuación indicaremos la carpeta de nuestra red donde queremos guardar los archivos exportados.

NOTA: Esta carpeta debe ser una carpeta compartida en red para que sea accesible por todos los equipos de trabajo.

Exportar a FTP

También tenemos la opción de exportar automáticamente estos archivos de intercambio directamente a una ubicación FTP. Para ello, lo primero es seleccionar «FTP» como destino de exportación:

Esto mostrará el panel de configuración del FTP para que introduzcamos los datos de la cuenta FTP que queremos utilizar, así como la carpeta de destino dentro del mismo FTP.

CAMPOS DE CONFIGURACIÓN:

• Servidor: Nombre del servidor de nuestro FTP (P.ej: ‘ftp.farmaciaperez.com’).
• Puerto: Número del puerto a utilizar para la conexión FTP (Puertos recomendados: 21 para conexión FTP estándar, 22 para conexión segura SFTP).
• SFTP: Casilla que indica si la conexión se hará mediante el protocolo de transferencia segura SFTP (Segure File Transfer Protocol).
• Carpeta: Carpeta dentro del árbol de directorios del FTP donde queremos alojar los archivos exportados. Si se deja vacía, exportará los archivos en el directorio raíz.
• Usuario: Cuenta de usuario para la conexión FTP.
• Contraseña: Contraseña de la cuenta de usuario FTP.

Además de los campos de configuración disponemos de un botón llamado «Test«, que realizará una prueba de subida al FTP que hayamos configurado para poder comprobar que los datos son correctos y que los archivos exportados se subirán efectivamente a la carpeta que hemos indicado.

Esta prueba consiste en la transferencia de un archivo de texto vacío llamado «test.txt» al directorio de exportación, lo que nos permitirá comprobar mediante cualquier gestor de FTP que el archivo se ha subido en la ubicación correcta. Una vez hayamos comprobado que el archivo «test.txt» se ha transferido al directorio donde queremos exportar los ficheros de intercambio, podemos eliminarlo manualmente de nuestro FTP sin mayor problema.

Adjuntar Documentación de las Preparaciones en los emails de Albaranes

Mediante la opción de envío de albaranes por correo electrónico disponemos de la posibilidad de adjuntar también la documentación correspondiente a las preparaciones incluidas en los albaranes (Guía de Elaboración y Prospectos). Esto podemos elegirlo en el momento de cada envío mediante una casilla que marcamos o desmarcamos en la pantalla de Envío de Albaranes, pero aquí disponemos de una opción para elegir qué opción queremos que esté seleccionada por defecto:

Así, si marcamos esta casilla, cuando nos dispongamos a enviar un Albarán por email se nos activará por defecto al casilla de «Adjuntar la Documentación de la Preparación» (aunque podremos desmarcarla manualmente si así lo decidimos antes de enviar los correos).

Descuentos a Clientes y contenido del Detalle del Albarán

En la generación de los albaranes podemos definir descuentos a nuestros clientes tanto globales como independientemente por apartados. Así, a la hora de calcular los precios del albarán, se tomarán estos valores para obtener el precio final. También podemos seleccionar qué información queremos que se incluya como detalle en los albaranes generados. Cada cliente contará con estos campos en su Ficha particular para personalizar los albaranes a cada uno, pero en esta pantalla podemos definir qué valores se aplicarán por defecto a los nuevos Clientes que demos de alta en el sistema.

NOTA: Si queremos sobrescribir los valores particulares de cada Ficha de Cliente por los aquí introducidos, podemos hacer clic sobre el botón «Aplicar los valores por defecto a todos los clientes». Esta acción sobrescribirá los descuentos a aplicar e información a incluir en los albaranes que cada Cliente tenga en su ficha por estos.

Origen de generación de albaranes según forma de entrega

A la hora de generar los albaranes a partir de las Preparaciones que hayamos elaborado podemos elegir desde qué pantallas queremos que esta opción esté disponible, dependiendo de si hacemos uso del sistema de Gestión de Paquetes o no.

• Sólo desde Preparaciones: Los albaranes sólo se podrán generar desde la pantalla de Preparaciones Activas o Histórico de Preparaciones, independientemente de su forma de entrega (Recogida por Mostrador o Empresa de Mensajería). Se generará un albarán por cada preparación, incluyendo los gastos de envío (de existir) en cada uno de ellos.
• Según Forma de Entrega: En caso de que hagamos uso del sistema de Gestión de Paquetes, tendremos disponible también esta opción desde la pantalla de Envío de Paquetes. Así, los albaranes para Clientes con Recogida por Mostrador se generan desde Preparaciones Activas o Histórico de Preparaciones (un albarán por preparación), mientras que para aquellos clientes asociados a Empresas de Mensajería se generarán desde la Pantalla de Envío de Paquetes, donde se agruparán las preparaciones en un único albarán con los gastos de envío del paquete completo.

Configuración por Cliente

Cada Cliente cuenta en su Ficha con una sección específica para configurar varios aspectos de sus albaranes. Para acceder a ella debemos abrir la pantalla de Entidades Externas → Clientes. Aquí encontraremos campos para la aplicación de diversos descuentos, los datos que queremos que se incluyan en el detalle de sus albaranes o la posibilidad de especificar si se trata de una Exportación (No incluirá IVA), un hospital, etc.

También podremos especificar la forma de Pago para este cliente, indicando el número IBAN para recibos domiciliados.

NOTA: Si un Cliente se define como Hospital, sus albaranes NO incluirán como líneas de detalle los bloques de detalle de Valoración, Composición, PVP o Nº Registro.

Diseño de Plantilla de Albarán

El documento impreso del Albarán se genera a partir de una plantilla de Informe que podemos definir desde la pantalla de Editor de Informes. Por defecto el albarán incluido en T&V SysGalénica presenta el siguiente aspecto:

Para más información sobre el uso del Editor de Informes en caso de estar interesados en definir plantillas de albarán personalizadas, recomendamos acudir a este artículo de la Ayuda Online:

Editor de Informes

Pantalla de Albaranes Clientes

Los albaranes generados se gestionarán desde su propia pantalla, ubicada en la pestaña de Laboratorio → Albaranes Clientes:

Aquí encontramos la pantalla de Albaranes, que sigue la estructura habitual del programa de Listado/Ficha. El listado estará organizado por Ejercicios, pudiendo seleccionar el año por el que queremos filtrar los albaranes mediante un desplegable:

Ficha de Albarán

La Ficha de un Albarán contiene todos los datos necesarios para identificarlo y la información que hayamos elegido incorporar mediante su Configuración a la hora de generarlo ya sea desde una Preparación o desde un Paquete (contiene una o varias Preparaciones).

En esta Ficha podremos observar las distintas líneas que lo conforman, su importe, el desglose de IVA, etc.

Campos de Albarán

A continuación mostraremos un listado con una descripción de todos los campos disponibles desde la Ficha de un Albarán. Aparecerán en rojo los campos obligatorios.

Datos Básicos

• Cliente: Cliente de nuestra base de datos al que corresponde este Albarán. Se trata de un campo no editable ya que asigna el Cliente asociado a la Preparación/Paquete correspondiente al albarán.
• Doc. Identidad: Documento de identidad del cliente.
• Fecha: Fecha del albarán.
• Serie: Serie a la que corresponde el albarán. Puede definirse una por defecto en Configuración General → Albaranes Clientes.
• Nro: Número de Albarán. Si se cambia la Serie del albarán, el número se actualizará con el número consecutivo que corresponda a la nueva serie.
• Nro. Pedido: Número de pedido al que corresponde el albarán.
• Fecha Pedido: Fecha en la que se realizó el pedido.

Detalle de Albarán

• Listado de líneas de albarán: Listado editable que contiene las líneas que compondrán del albarán. Se rellena de forma automática a partir de la información de la preparación/paquete de origen, pero puede ser modificado manualmente.
  • Referencia: Referencia al Número de Libro Registro de la Preparación correspondiente.
  • Concepto: Campo de texto informativo donde se incluirán los datos adicionales que queremos adjuntar en los albaranes (Composición, Valoración, etc).
  • Cantidad: Cantidad del artículo.
  • Precio: Precio del artículo por unidad.
  • % Descuento: Descuento aplicado a este artículo para este cliente.
  • Importe: Campo no editable con el precio total para la cantidad del artículo aplicándole ya el descuento.
  • Tipo de IVA: Desplegable con los diferentes tipos de IVA que se pueden aplicar a los artículos del albarán.

• Sección de Valoración: Contiene la información de la valoración del albarán. Se trata de una sección no modificable, ya que muestra el resultado de procesar la información introducida en el Detalle del Albarán. Así, si modificamos manualmente en el albarán el precio de los Gastos de Envío, estos campos se actualizarán para reflejar los nuevos valores.
  • Desglose IVA y Recargo de Equivalencia: Panel que puede mostrarse u ocultarse con el desglose de los distintos tipos de IVA que contiene el Albarán, su correspondiente Base Imponible y su cantidad.
  • Base imponible: Total de la base imponible de los artículos del albarán.
  • Total IVA: Suma de la cuantía total de IVA correspondiente al albarán.
  • Total Rec. Equivalencia: Total del recargo de equivalencia, de aplicarse.
  • TOTAL ALBARÁN: Precio total final del albarán, con impuestos incluidos.

Observaciones

• Observaciones: Campo libre donde podremos incorporar observaciones del albarán para que aparezcan en el documento final.
• Impreso: Casilla informativa (no editable) que nos indica si este albarán ya ha sido impreso.
• Exportado: Casilla informativa (no editable) que nos indica si este albarán ya ha sido exportado a PDF.
• Contabilizado: Casilla informativa (no editable) que nos indica si este albarán ya ha sido exportado a Contabilidad (JSON, Excel, etc).
• Enviado: Casilla informativa (no editable) que nos indica si este albarán ha sido enviado por correo electrónico al correspondiente Cliente.

Dar de alta un Albarán

Los Albaranes para Clientes no se pueden dar de alta manualmente desde su Pantalla, como en la mayoría de entidades que encontramos en T&V SysGalénica, sino que deben ser creados a partir de una Preparación o Paquete a través de las opciones a tal efecto que encontramos en sus respectivas pantallas.

Desde Preparaciones

Para generar el albarán de una preparación debemos acudir a su pantalla de Preparaciones Activas o Histórico de Preparaciones y hacer clic en su correspondiente acción del menú lateral:

NOTA: Sólo podrán generarse albaranes de Preparaciones que se encuentren ENVASADAS o DISPENSADAS.

Tras seleccionar en el Listado las preparaciones que queremos pasar a Albarán, sólo debemos hacer clic en la opción del menú lateral de «Albarán para Cliente», lo que nos mostrará una ventana resumen de confirmación que nos informará de cualquier incidencia que pudiera afectar al albaranado de las Preparaciones seleccionadas:

En caso de encontrar algún problema con las preparaciones que hemos seleccionado para pasar a Albarán, se nos indicará con el icono (error) en la primera columna, mientras que si detecta alguna situación que requiera de la atención del usuario aparecerá el icono (advertencia). La lista de errores y advertencias que podemos encontrar:

Errores (impedirán el envío a Albarán de la Preparación afectada):

• Debe tener asignado un Cliente (tiene que ser una Preparación A Terceros).
• La Preparación debe estar FINALIZADA, ENVASADA o DISPENSADA.
• Si la Preparación ya ha sido pasada a albarán previamente, no puede haber sido ya Exportado a Facturación.
• La Preparación debe tener un Importe distinto de 0 (cero).

Advertencias (se preguntará al usuario qué hacer con las preparaciones afectadas):

• La Preparación ya se encuentra pasada a Albarán, aunque aún no ha sido Exportado a Facturación.

Para obtener información sobre estos mensajes sólo tenemos que pasar el ratón por encima de cada icono. Por ejemplo, si colocamos el ratón encima del icono de error de la primera columna de la preparación NLR000020:

Se nos indica que hemos seleccionado por error una preparación de un paciente propio, por lo que no podemos enviar a Albarán para Cliente.

De la misma forma, si pasamos el ratón por encima del icono de advertencia que encontramos:

Se nos indicará que esa preparación en concreto ya fue pasada a Albarán. En estos casos, cuando procedamos a enviar a albarán las preparaciones, se nos preguntará qué deseamos hacer, si sobrescribir el albarán existente o no.

Disponemos también de una columna de selección al principio de cada línea, donde podemos marcar o desmarcar las distintas Preparaciones para enviarlas a albarán.

Así, dependiendo de los mensajes de advertencia, podemos continuar con el envío a Albarán de unas preparaciones pero no de otras, marcando y desmarcando estas casillas con el ratón.

Una vez que hemos confirmado los datos, sólo tenemos que pulsar «Enviar a Albarán» para proceder al albaranado.

En este momento, si se ha encontrado alguna advertencia que requiera confirmación por parte del usuario, se nos mostrará en forma de diálogo de Pregunta:

En este caso nos pregunta qué queremos hacer con aquellas Preparaciones que ya fueron pasadas a Albarán. Como ejemplo respondemos que SÍ queremos volver a enviarlas.

Acto seguido se procederá automáticamente al envío a Albarán de las Preparaciones que tengamos seleccionadas. Tras finalizar este proceso, si alguna Preparación no ha podido ser pasada a Albarán, se nos mostrará un mensaje de error que nos informa de ello:

La ventana de Envío a Albarán se habrá actualizado mostrándonos el resultado del albaranado de cada Preparación en la primera columna del Listado, informándonos con un check () el éxito del envío o con una aspa () en caso de que no se haya llegado a enviar:

Como podemos observar, la única Preparación que no se ha podido enviar a Albarán es aquella que no tenía asignado un Cliente, por lo que el resultado ha sido el esperado.

Si ahora acudimos a la Ficha de una de las Preparaciones que hemos enviado a Albarán encontraremos un panel indicándonos que esta preparación ha sido albaranada, con un enlace a la Ficha de su Albarán correspondiente:

Si ahora acudimos a la pantalla de Albaranes Clientes, encontraremos los albaranes recién creados:

Si abrimos la Ficha de alguno de estos albaranes podremos acceder al contenido del mismo, generado automáticamente a partir de la preparación original (la cual podremos consultar en cualquier momento haciendo clic sobre su acceso directo).

Como podemos comprobar todos los campos se han completado de forma automática a partir de la información de la Preparación. De hecho, si miramos el listado del Detalle del Albarán veremos que la información que contiene corresponde con lo que hayamos elegido incluir en la Ficha del Cliente para sus albaranes:

Editando estas casillas en la Ficha de cada Cliente podemos hacer que los albaranes incluyan una información u otra de forma automática dependiendo del cliente a la que va dirigido el pedido.

NOTA: La sección correspondiente a ‘Valoración’ NO se incluirá en preparaciones a precio tasado.

Para garantizar la concordancia de datos, una vez una Preparación ha sido pasada a Albarán, cualquier modificación que se realice sobre ella supondrá la eliminación de su albarán, debiendo volver a ser generado por el usuario.

NOTA: Si el albarán ha sido exportado a facturación y ya se encuentra importado por el software externo, la Preparación original no podrá modificarse.

Desde Envío de Paquetes

Si hemos configurado nuestro módulo de Albaranes para Clientes para que se generen según su Forma de Entrega, para los clientes con Envío por Mensajería debemos acudir a la pantalla de Envío de Paquetes y hacer clic en su opción homóloga, para generar un albarán que incluya todas las preparaciones de los paquetes seleccionados.

Tras seleccionar en el Listado los paquetes que queremos pasar a Albarán, sólo debemos hacer clic en la opción del menú lateral de «Albarán para Cliente», lo que nos mostrará una ventana resumen de confirmación que nos informará de cualquier incidencia que pudiera afectar al albaranado de los paquetes seleccionados:

En caso de encontrar algún problema con los paquetes que hemos seleccionado para pasar a Albarán, se nos indicará con el icono (error) en la primera columna, mientras que si detecta alguna situación que requiera de la atención del usuario aparecerá el icono (advertencia). La lista de errores y advertencias que podemos encontrar:

Errores (impedirán el envío a Albarán del Paquete afectado):

• El destinatario debe ser un Cliente (tiene que ser un paquete con Preparaciones A Terceros).
• Si el Paquete ya ha sido pasado a albarán previamente, no puede haber sido ya Exportado a Facturación.
• El Paquete debe tener un Importe distinto de 0 (cero).

Advertencias (se preguntará al usuario qué hacer con los paquetes afectados):

• El Paquete ya se encuentra pasado a Albarán, pero aún no ha sido exportado a facturación.

Para obtener información sobre estos mensajes sólo tenemos que pasar el ratón por encima de cada icono. Por ejemplo, si colocamos el ratón encima del icono de error de la primera columna del paquete PAQ000001:

Se nos indica que hemos seleccionado por error un paquete cuyo destinatario es un paciente propio, por lo que no podemos enviarlo a Albarán para Cliente.

De la misma forma, si pasamos el ratón por encima del icono de advertencia que encontramos:

Se nos indicará que ese paquete en concreto ya fue pasado a Albarán. En estos casos, cuando procedamos a enviar a albarán los paquetes, se nos preguntará qué deseamos hacer, si sobrescribir el albarán existente o no.

Disponemos también de una columna de selección al principio de cada línea, donde podemos marcar o desmarcar los distintos Paquetes para enviarlos a albarán.

Así, dependiendo de los mensajes de advertencia, podemos continuar con el envío a Albarán de unos paquetes pero no de otros, marcando y desmarcando estas casillas con el ratón.

Una vez que hemos confirmado los datos, sólo tenemos que pulsar «Enviar a Albarán» para proceder al albaranado.

En este momento, si se ha encontrado alguna advertencia que requiera confirmación por parte del usuario, se nos mostrará en forma de diálogo de Pregunta:

En este caso nos pregunta qué queremos hacer con aquellos Paquetes que ya fueron pasados a Albarán. Como ejemplo respondemos que SÍ queremos volver a enviarlos.

Acto seguido se procederá automáticamente al envío a Albarán de los Paquetes que tengamos seleccionados. Tras finalizar este proceso, si algún Paquete no ha podido ser pasado a Albarán, se nos mostrará un mensaje de error que nos informa de ello:

La ventana de Envío a Albarán se habrá actualizado mostrándonos el resultado del albaranado de cada Paquete en la primera columna del Listado, informándonos con un check () el éxito del envío o con una aspa () en caso de que no se haya llegado a enviar:

Como podemos observar, el único Paquete que no se ha podido enviar a Albarán cuyo Destinatario no era un Cliente, por lo que el resultado ha sido el esperado.

Si ahora acudimos a la Ficha de una de los Paquetes que hemos enviado a Albarán encontraremos un panel indicándonos que este paquete ha sido albaranado, con un enlace a la Ficha de su Albarán correspondiente:

Si ahora acudimos a la pantalla de Albaranes Clientes, encontraremos los albaranes recién creados:

Estos albaranes (los que se generan desde Envío de Paquetes), pueden contener la información de una o varias Preparaciones a la vez, según el contenido del paquete. La Ficha de un Albarán de un paquete contendrá un enlace que nos permitirá consultar el Paquete original del que proviene el albarán:

Para garantizar la concordancia de datos, una vez un Paquete ha sido pasado a Albarán, cualquier modificación que se realice sobre él supondrá la eliminación de su albarán, debiendo volver a ser generado por el usuario.

NOTA: Si el albarán ha sido exportado a facturación y ya se encuentra importado por el software externo, el Paquete original no podrá modificarse.

Editar un Albarán

Una vez un albarán ya ha sido generado desde su pantalla de origen correspondiente (Preparaciones o Paquetes), podemos editar su contenido manualmente editando su Ficha mediante los botones de la parte superior derecha de la pantalla.

NOTA: Si un albarán ya ha sido procesado (impreso, exportado, enviado, etc), el modificarlo hará que estos campos se reinicien, indicándonos así que esta nueva versión del albarán modificado aún no ha sido procesado de ninguna manera.

NOTA: Si un albarán ha sido exportado a Fichero de Facturación y aún se encuentra en la carpeta de intercambio (no ha sido importado aún por el software de facturación), dicho Fichero se eliminará tras cualquier modificación que realicemos y deberá ser generado de nuevo. Si el fichero ya no se encuentra en la carpeta porque ya ha sido importado por el software de facturación, el Albarán no podrá ya modificarse desde T&V SysGalénica.

1. Pulsar botón «Modificar Albarán»

Para modificar un albarán lo primero que debemos hacer es pulsar el botón de Modificar (▲) que encontramos en la Barra de Navegación de la Ficha.

2. Editar los campos necesarios

Esto pasará la Ficha a Modo Edición, permitiéndonos ahora escribir sobre los distintos campos del albarán para modificar su contenido.

Editar Detalle de Albarán

Además de los campos correspondientes al propio albarán, una vez tenemos la Ficha en Modo Edición podemos editar las líneas que componen el Detalle del albarán. Para ello sólo debemos acudir al campo que queremos editar y corregir su contenido con normalidad:

También es posible añadir o eliminar líneas por medio de los controles habituales de los listados:

3. Pulsar botón «Aceptar»

Una vez terminada la edición de la Ficha acudimos de nuevo a la Barra de Navegación y pulsamos el botón de Aceptar para guardar los cambios.

Eliminar un Albarán

1. Pulsar botón «Eliminar Albarán»

Si queremos eliminar un Albarán de nuestra Base de Datos debemos acudir a la Barra de Navegación de la parte superior derecha de su Ficha y pulsar el botón «Eliminar» ( – ).

2. Confirmar la acción

Al hacerlo se nos mostrará un mensaje de confirmación que deberemos aceptar para eliminar definitivamente el Albarán de nuestro sistema.

NOTA: Una vez eliminado el albarán podemos volver a generarlo desde su correspondiente pantalla.

Acciones del Menú Lateral

En el menú lateral de la pantalla de Albaranes Para Clientes podemos encontrar las distintas acciones que tenemos disponibles para gestionarlos una vez que han sido verificados.

NOTA: Todas estas acciones pueden hacerse para uno o más albaranes a la vez, seleccionándolos todos desde el Listado.

Imprimir Albarán

La opción de Imprimir Albarán nos permitirá imprimir un documento con todos los datos recogidos en la Ficha del Albarán.

Este documento utilizará la plantilla de Informe que se encuentre seleccionada por defecto en Configuración General → Plantillas por Defecto → Informes. El resultado de imprimir un albarán será un documento como el siguiente:

NOTA: Una vez imprimido un albarán, su casilla de IMPRESO pasará a estar marcada tanto desde su Ficha como desde el Listado.

Exportar a PDF

Tenemos también la opción de Exportar a PDF grupos completos de Albaranes automáticamente. Para ello antes tendremos que haber definido una carpeta de destino para los archivos generados en PDF. Esto lo haremos desde Configuración General → Albaranes Clientes → Guardar PDF en…

Esta opción generará un PDF por cada albarán y lo almacenará automáticamente en la carpeta que le hayamos indicado en Configuración General. La plantilla de Informe que utilizará para la generación de estos documentos PDF será la misma que se utiliza a la hora de imprimirlos por impresora.

Así, si seleccionamos los albaranes que tenemos actualmente en el Listado y exportamos a PDF…

…si ahora acudimos a la carpeta que hemos definido como destino encontraremos los siguientes archivos creados automáticamente:

NOTA: El nombre del archivo exportado contendrá el código de albarán siguiendo el formato de numeración que hayamos definido en Configuración General, pero podemos además incorporar automáticamente el nombre del cliente tanto al principio como al final del nombre del fichero.

Exportar a Facturación

Para que un software externo de facturación pueda ser compatible con los ficheros exportados por T&V SysGalénica, su importador de ficheros debe procesar los datos según la siguiente estructura, dependiendo del formato del archivo de intercambio.

· Especificaciones técnicas para formato JSON.

Actualmente el único formato reconocido para este archivo es JSON, pero esta lista se ampliará con nuevos formatos compatibles.

El Módulo de Albaranes para Clientes cuenta con una opción de exportación de datos que permite la posterior importación de los mismos en distintos softwares externos de contabilidad compatibles.

Esto se consigue por medio de la generación un Fichero de Intercambio, cuyo formato se ha de especificar en Configuración General → Albaranes Clientes → Exportación a software externo de facturación…

El resultado de la exportación a contabilidad será un Fichero de Intercambio por cada albarán que se generará automáticamente en la carpeta que hayamos definido para tal efecto. Este fichero no debe ser modificado manualmente por el usuario, ya que podría invalidarlo.

Una vez exportado este fichero desde T&V SysGalénica podrá ser importado en su software de facturación para incorporar en él automáticamente los datos correspondientes a las ventas de elaboraciones de su Laboratorio de Farmacia sin necesidad de introducir manualmente cada venta realizada una a una.

NOTA: Para conocer los pasos a seguir para la importación de estos datos en su software de facturación póngase en contacto con su servicio de asistencia técnica.

Así, con la información de estos albaranes para clientes ya incluidos en su software de facturación, puede proceder a su facturación y gestión correspondiente.

Para proceder a la exportación a fichero de facturación primero seleccionamos aquellos albaranes a exportar y pinchamos sobre la opción «Exportar a Facturación» del menú lateral:

Esto nos mostrará una ventana resumen de confirmación que nos informará de cualquier incidencia que pudiera afectar a la exportación de los albaranes seleccionados:

En caso de encontrar algún problema con los albaranes que hemos seleccionado para exportar a facturación, se nos indicará con el icono (error) en la primera columna, mientras que si detecta alguna situación que requiera de la atención del usuario aparecerá el icono (advertencia). La lista de errores y advertencias que podemos encontrar:

Errores (impedirán la Exportación del albarán afectado):

• El Cliente al que corresponde el albarán no tiene NIF en su Ficha de Cliente.
• El Albarán fue exportado a facturación anteriormente y ya ha sido importado por el software de facturación (el fichero exportado ya no se encuentra en la carpeta de exportación).

Advertencias (se preguntará al usuario qué hacer con los albaranes afectados):

• El Albarán ya fue exportado a facturación pero aún se encuentra disponible en la carpeta de exportación, por lo que aún no ha sido importado por el software de facturación.

Para obtener información sobre estos mensajes sólo tenemos que pasar el ratón por encima de cada icono. Por ejemplo, si colocamos el ratón encima del icono de error de la primera columna del albarán ALB25000005:

Se nos indica que hemos seleccionado un albarán que ya fue importado por nuestro software de facturación, por lo que no puede volver a exportarse.

De la misma forma, si pasamos el ratón por encima del icono de advertencia que encontramos:

Se nos indicará que ese albarán en concreto ya fue exportado a facturación, aunque aún no ha sido importado por el software de facturación que estemos utilizando. En estos casos se nos preguntará qué deseamos hacer, si sobrescribir el fichero de facturación existente o no.

Disponemos también de una columna de selección al principio de cada línea, donde podemos marcar o desmarcar los distintos Albaranes para exportarlos a facturación.

Así, dependiendo de los mensajes de advertencia, podemos continuar con la exportación a facturación de unos albaranes pero no de otros, marcando y desmarcando estas casillas con el ratón.

Una vez que hemos confirmado los datos, sólo tenemos que pulsar «Exportar Fact.» para proceder a la exportación.

En este momento, si se ha encontrado alguna advertencia que requiera confirmación por parte del usuario, se nos mostrará en forma de diálogo de Pregunta:

En este caso nos pregunta qué queremos hacer con aquellos Albaranes que ya fueron exportados. Como ejemplo respondemos que SÍ queremos volver a exportarlos.

Acto seguido se procederá automáticamente a la Exportación a Facturación de los albaranes que tengamos seleccionados. Tras finalizar este proceso, si algún Albarán no ha podido ser exportado, se nos mostrará un mensaje de error que nos informa de ello:

La ventana de Exportar a Facturación se habrá actualizado mostrándonos el resultado de la exportación de cada Albarán en la primera columna del Listado, informándonos con un check () el éxito del envío o con una aspa () en caso de que no se haya llegado a exportar:

Como podemos observar, el único Albarán que no se ha podido exportar ha sido aquel que ya había sido importado por el software de facturación, por lo que el resultado ha sido el esperado.

Enviar Albarán a Cliente

Los albaranes generados desde T&V SysGalénica pueden enviarse por correo electrónico a sus distintos destinatarios por medio de esta opción, sin necesidad de acudir a ningún gestor de correo externo.

El funcionamiento de esta opción es idéntico al del envío de Guías de Elaboración y Prospectos que podemos encontrar en la pantalla de Preparaciones, detallado en el siguiente enlace:

Envío de Documentación por e-mail

Así, una vez configurado el servidor de correo electrónico y diseñada y asociada la correspondiente Plantilla de Email de Envío de Documentación, podemos proceder a enviar nuestros albaranes mediante correo electrónico.

Para proceder a este envío tan sólo tenemos que seleccionar los albaranes que queremos enviar por email y hacer clic en esta opción.

Esto nos abrirá la ventana de Envío de Albaranes, desde donde podremos consultar los diferentes albaranes y documentos que van a enviarse:

En la primera columna encontraremos los iconos de error () o advertencia () en caso de que algún albarán presente algún problema de la que informar al usuario antes de proceder al envío de su email. La lista de errores y advertencias que podemos encontrar en el Envío de Albaranes son:

 Errores (impedirán el envío del Albarán):

• El Cliente debe contar con una dirección de e-mail válida.

 Advertencias (se preguntará al usuario qué hacer con los Albaranes afectados):

• El Albarán ya fue enviado anteriormente.

Para conocer la particularidad de cada albarán sólo tenemos que pasar el ratón por encima del icono ( o ) para que se nos muestre su correspondiente mensaje:

Por ejemplo, si un albarán ya ha sido enviado al cliente, se nos informará de ello y, en el momento del envío, podremos elegir si queremos reenviarlo de nuevo o no.

La segunda columna de esta pantalla nos permitirá seleccionar o deseleccionar aquellos albaranes que queremos enviar con tan sólo hacer clic en sus correspondiente casillas, en caso de que no queramos finalmente enviar alguno de los que habíamos seleccionado previamente.

Una vez confirmado que queremos enviar los emails correspondientes a estos albaranes, hacemos clic sobre el botón «Enviar correos»:

NOTA: En caso de que a un Cliente le corresponda más de un Albarán, recibirá un único correo con toda la documentación asociada e identificada.

En este caso, al aparecer en el listado un albarán con una Advertencia (existe un albarán que ya fue enviado al cliente), se nos mostrará una ventana de confirmación para preguntarnos qué queremos hacer con él, si volverlo a enviar o descartarlo.

Para este ejemplo vamos a indicar que NO queremos reenviar los albaranes ya enviados. Tras confirmar nuestra decisión, se procederá al envío de los correos. Una vez finalizado el proceso de envío se nos informará de ello y podremos consultar en la misma ventana el resultado de cada envío:

NOTA: En la primera columna podemos ver el resultado de la operación. El albarán que ya había sido enviado con anterioridad aparece como no enviado, tal y como hemos indicado en el mensaje de confirmación que se nos ha mostrado antes de enviar los correos.

Adjuntar documentación de Preparaciones

Junto con el archivo del albarán que recibirá cada cliente podemos adjuntar también la documentación correspondiente a las distintas preparaciones que se encuentren recogidas en cada albarán (Guía de Elaboración y Prospecto).

Para ello sólo tenemos que marcar la opción «Adjuntar documentación de Preparaciones» que encontramos en la esquina superior derecha:

Al marcar esta casilla, el Listado que se nos muestra pasará a reflejar las diferentes Preparaciones recogidas en los albaranes seleccionadas para poder comprobar cualquier circunstancia que afecte a alguna preparación en concreto.

NOTA: Si un albarán representa un Paquete que contiene más de una preparación, se mostrarán todas ellas en el listado de forma independiente, pero compartiendo el mismo número de albarán.

Las casillas de selección actuarán en bloque, seleccionando o deseleccionando todas las preparaciones de un mismo albarán, no pudiendo enviar sólo la documentación de unas preparaciones y no de otras si corresponden al mismo pedido.

En la primera columna encontraremos los iconos de error () o advertencia () en caso de que alguna Preparación suponga algún problema de la que informar al usuario antes de proceder al envío de su Albarán. La lista de errores y advertencias que podemos encontrar en el Envío de Albaranes con Documentación de Preparación son:

 Errores (impedirán el envío del Albarán al completo):

• El Cliente debe contar con una dirección de e-mail válida.
• La Guía firmada en PDF no se encuentra.
• Si la Guía no está firmada, debe contar con una Configuración de Guía asociada.

 Advertencias (se preguntará al usuario qué hacer con los Albaranes afectados):

• La Guía de Elaboración no está firmada Digitalmente.
• El Albarán ya fue enviado anteriormente.

Por ejemplo, podemos encontrarnos con preparaciones cuyas Guías no han sido firmadas aún, que el software nos indicará con un icono de advertencia (), o Guías que fueron firmadas digitalmente pero cuya ruta al archivo PDF no se encuentra disponible, que se nos indicará con un icono de error ().

NOTA: Si marcamos la opción de adjuntar la Documentación de Preparaciones sólo se enviarán los albaranes que no contengan ninguna preparación con errores en su documentación, por lo que si contamos con un albarán que recoge diez preparaciones, pero una de ellas ha perdido su enlace con su Guía firmada, el correo de ese albarán completo no se enviará.

A pesar de encontrar listadas las distintas preparaciones correspondientes a los albaranes seleccionados, la casilla de selección que encontramos en la segunda columna sigue representando al albarán completo, por lo que si desmarcamos una línea, se desmarcarán automáticamente todas las líneas del mismo albarán, en caso de existir.

Por último contamos con una columna para el modelo de Configuración de Guía asignado a cada preparación:

Si la Guía no está firmada, esta columna es editable, por lo que podemos cambiar el modelo de configuración seleccionando el que deseemos del desplegable o incluso asociar un modelo de configuración en aquellas preparaciones que carezcan de él y, por tanto, muestran error.

Una vez confirmados los correos que queremos enviar, sólo tenemos que pulsar el botón de «Enviar Correos», lo que iniciará el proceso de envío.

Tras pulsar «Enviar correos», si se ha encontrado alguna preparación o albarán con una advertencia () se nos mostrará un mensaje de confirmación para que decidamos qué debemos hacer con ella.

Tras el envío, se nos notificará de los correos que finalmente se han enviado, dependiendo de lo que hayamos indicado en el momento del envío y de si existe algún error con alguna preparación:

Cada cliente recibirá un único correo que reunirá todos los albaranes (y sus preparaciones) que hayamos seleccionado en la pantalla de Albaranes Clientes y donde, si hemos incluido el campo <#INFO_ALBARANES#> en su Plantilla de Email de Documentación, se detallarán en el propio cuerpo del email para mejor identificación de los archivos adjuntos: